RGPD en despachos de abogados: qué necesitas tener en orden en 2026

Los despachos de abogados son, por naturaleza, una de las entidades que manejan información más sensible: datos personales de clientes, detalles de conflictos, situaciones patrimoniales, procedimientos penales. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), en vigor desde 2018, y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) imponen obligaciones concretas que cualquier despacho, independientemente de su tamaño, debe cumplir.

Qué datos trata habitualmente un despacho de abogados

Antes de hablar de obligaciones, es útil identificar qué tipos de datos personales maneja un despacho:

• Datos de identificación de clientes: nombre, DNI, dirección, teléfono, email.
• Datos de categorías especiales: estado de salud (en asuntos de accidentes o incapacidad), origen étnico (en asuntos de discriminación), datos penales.
• Datos económicos: situación patrimonial, deudas, ingresos.
• Datos de procedimientos: expedientes judiciales, documentos aportados al proceso.
• Datos de terceros: contrapartes, testigos, peritos.

Muchos de estos datos pertenecen a categorías que el RGPD considera especialmente protegidas, lo que implica obligaciones adicionales.

Las obligaciones básicas del RGPD que afectan a cualquier despacho

Obligación	En qué consiste
Registro de actividades de tratamiento	Documento interno que lista qué datos se tratan, con qué finalidad, durante cuánto tiempo y quién tiene acceso.
Información a los interesados	Informar a los clientes de cómo se tratan sus datos en el momento de la contratación del servicio.
Base jurídica del tratamiento	Cada tratamiento de datos debe tener una base legal (contrato, consentimiento, obligación legal, interés legítimo).
Medidas de seguridad	Protección técnica y organizativa de los datos: contraseñas, cifrado, control de acceso, copias de seguridad.
Acuerdos con encargados de tratamiento	Si usas servicios en la nube o software de terceros que acceden a datos de clientes, necesitas un contrato de encargo de tratamiento (DPA).
Gestión de derechos	Procedimiento para atender solicitudes de acceso, rectificación, supresión y portabilidad de datos.

Los errores más habituales en despachos pequeños

Los despachos de menor tamaño suelen incurrir en los mismos errores de cumplimiento:

• No tener el registro de actividades de tratamiento documentado.
• Usar el email personal del abogado para comunicaciones con clientes, sin protocolo de seguridad.
• Almacenar documentos en servicios en la nube sin contrato de encargo de tratamiento con el proveedor.
• No informar debidamente a los clientes sobre el uso de sus datos en el momento de la contratación.
• Guardar datos de clientes más tiempo del necesario.

Qué debes exigir al software que uses en el despacho

Cualquier herramienta digital que uses en tu despacho y que acceda a datos de clientes —incluyendo herramientas de IA jurídica— debe cumplir los siguientes requisitos desde el punto de vista del RGPD:

• Servidores ubicados en la Unión Europea o con garantías equivalentes.
• Disponibilidad de un Acuerdo de Encargo de Tratamiento (DPA) firmable.
• Datos aislados por cliente o despacho, sin mezcla con otros usuarios del servicio.
• Compromiso explícito de no usar los datos para entrenar modelos de IA.
• Política de privacidad clara y accesible.

La AEPD y las sanciones

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es el organismo responsable de supervisar el cumplimiento del RGPD en España. Las sanciones por incumplimiento pueden llegar hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio global, aunque en la práctica las sanciones a despachos pequeños son proporcionales a su tamaño. Lo relevante es que el incumplimiento puede suponer también la pérdida de confianza del cliente y el daño reputacional.

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